Privacy reglement

Privacyreglement huisartsenpraktijk Harmelen / Vleuterweide

update: november 2018

Uw persoonsgegevens en uw privacy in onze huisartsenpraktijk

Doel en reikwijdte van het privacyreglement

Doel van het reglement is een vastlegging van de maatregelen die Huisartsenpraktijk Harmelen/Vleuterweide heeft genomen om zeker te stellen dat zorgvuldig met patiëntgegevens wordt omgegaan. Dit reglement is van toepassing op elke verwerking (geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd) van patiëntgegevens, die in een bestand zijn of worden opgenomen.

Algemeen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.

Huisartsenpraktijk

In onze huisartsenpraktijk worden diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Dit is noodzakelijk om u medisch goed te kunnen behandelen en nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter voldoening aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld het verplicht melden van een besmettelijke ziekte op grond van de Wet Publieke Gezondheid).

Verzamelen en verwerken van patiëntgegevens

Patiëntgegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt, en alleen gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn of worden verzameld.
Gegevens kunnen worden verzameld tijdens consulten, behandelingen of anderszins.
Doeleinde zijn:
gebruik in het kader van de te verlenen zorg (met name behandeling, consult, medicatie, doorverwijzing, overdracht);
gebruik voor de bewaking van de eigen kwaliteit en de praktijkaccreditering;
andere doeleinden, mits vooraf met de patiënt overeengekomen.

Algemene patiëntgegevens worden alleen in de praktijk verwerkt, indien aan een van onderstaande voorwaarden is voldaan:
de patiënt heeft voor de verwerking toestemming (mondeling of schriftelijk) verleend;
verwerking is noodzakelijk voor de verlening van huisartsgeneeskundige zorg aan de patiënt;
verwerking is noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen;
verwerking is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van patiënt.

Gezondheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt wanneer aan een van de volgende voorwaarden is voldaan:
- verwerking gebeurt door hulpverleners, instellingen of voorzieningen in de gezondheidszorg of maatschappelijke dienstverlening:
- voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt noodzakelijk is;
- verwerking gebeurt op verzoek van de verzekeraar zover dat noodzakelijk is voor de
  beoordeling van het door de verzekeringsinstelling te verzekeren risico, dan wel voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van een verzekeringsovereenkomst;

Erfelijkheidsgegevens van de patiënt worden alleen verwerkt in relatie tot de betreffende patiënt zelf, tenzij:
- een zwaarwegend geneeskundig belang prevaleert of
- de verwerking noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

De plichten van de huisartsenpraktijk

Onze huisartsenpraktijk is volgens de AVG de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet de praktijk als volgt.

Uw gegevens worden verzameld met de volgende doelstellingen: voor zorgverlening, voor doelmatig beheer en beleid en voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener en/of via onze website.
Alle medewerkers die patiëntgegevens verwerken of anderszins kennis nemen van patiëntgegevens zijn gehouden aan geheimhouding. Op deze regel van vertrouwelijkheid bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, maar ook wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde.
Alleen bevoegden hebben toegang tot de (digitale) gegevensbestanden van de praktijk; hiertoe zijn computers voorzien van een wachtwoord en de ruimten waarin gegevens worden opgeslagen niet vrij toegankelijk. De wachtwoorden van de computers wisselen per maand. De schriftelijke gegevens van patiënten worden in een afgesloten ruimte bewaard. Deze ruimte is niet toegankelijk voor derden.
Er wordt dagelijks een back-up gemaakt van de gegevens van de patiënten op een externe server.
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening. Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Welke gegevens leggen wij van u vast?

Administratieve gegevens, waaronder uw naam, adres, geboortedatum, BSN-nummer, uw apotheek, verzekeringsgegevens enzovoort.
Van de contacten die u hebt met de praktijk (denk aan uw huisartsbezoeken, visites, telefonische gesprekken) leggen wij vast wat uw klachten zijn en welke afspraken we hierover met u gemaakt hebben.
Voorgeschreven medicijnen.
Laboratoriumuitslagen.
Brieven, verslagen van specialisten of andere behandelaars waar u geweest bent.
Röntgenuitslagen of uitslagen van andere onderzoeken die hebben plaatsgevonden.

Uw rechten als betrokkene

Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
Het recht op inzage en kosteloos afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad). De richtlijnen van de KNMG worden hierbij gevolgd.
Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit kenbaar maken aan uw huisarts. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor). De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WGBO) beschouwt de patiënt als meerderjarig vanaf 16 jaar.

Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens toegestaan indien verondersteld kan worden dat de overledene hiertegen geen bezwaar zou hebben gehad of er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.

Omgang met uw gegevens

Wie ontvangt uw gegevens en wie kan deze gegevens of een samenvatting ervan inzien?

Uzelf
Diegenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van uw behandeling inclusief (waarnemende) medewerkers van de huisartsenpraktijk.
Diegenen die optreden als vervanger van de behandelaar, voor zover de verstrekking noodzakelijk is voor de in dat kader te verrichten werkzaamheden.
De apotheek ziet uw voorgeschreven medicijnen en uw administratieve gegevens . Ook wisselen wij, na toestemming van patiënt, actief laboratoriumgegevens uit in kader van medicatieveiligheid.
De specialist/andere zorgverlener ziet bij verwijzing de reden van verwijzen en evt. onderzoeksresultaten.
Zorgverzekeraars en de Zorggroep voor zover de gegevensverstrekking noodzakelijk is vanwege de verplichtingen uit de verzekeringsovereenkomst.
Zorgverzekeraar als het gaat om de financiële afwikkeling van de zorg die aan u is gegeven. De praktijk declareert rechtstreeks bij de zorgverzekeraar of via een Zorggroep als het gaat om programmatische zorg.
Zorggroep Ketenzorg NU voor financiële afhandeling van ketenzorgprogramma’s.
Eventueel derden die zijn belast met het innen van vorderingen voor zover de gegevensverstrekking daarvoor noodzakelijk is en het geen medische gegevens betreft.
Medewerkers van het automatiseringssysteem die in opdracht van de praktijk werkzaamheden uitvoeren.
Anderen, indien:
- u uw ondubbelzinnige toestemming heeft verleend voor de gegevensverwerking/uitwisseling.
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht door de beoefenaar van het beroep in de individuele gezondheidszorg, of
- de gegevensverwerking noodzakelijk is vanwege een vitaal belang van u (bijvoorbeeld een dringende medische noodzaak).

Het delen van deze gegevens is nodig om u zo goed mogelijke zorg te bieden.

Uitwisseling gegevens – Medisch specialisten, Apotheek en Website

Ook worden er (medicatie)gegevens gedeeld met uw apotheek en uw behandelend medisch specialisten. Daarbij gaat het om de medicatie die de huisarts aan u heeft voorgeschreven, maar ook om eventuele intoleranties, contra-indicaties en allergieën (ICA-gegevens). Daar kunnen andere voorschrijvers en verstrekkers van medicatie rekening mee houden. Wij delen, na toestemming, ook bepaalde uitslagen van laboratoriumonderzoeken (bijvoorbeeld nierfunctie, natrium, kalium) met de door u aangewezen apotheek. Deze informatie is een belangrijk gegeven bij het ter hand stellen van geneesmiddelen en relevant voor het verbeteren van de medicatieveiligheid.

In bepaalde gevallen kan u, voor het gebruik van specifieke diensten op onze website, worden gevraagd om enkele persoonsgegevens ten behoeve daarvan in te voeren. Deze gegevens gebruiken wij voor het beantwoorden van uw vragen, herhalen van uw medicatie en/of voor het inplannen van een afspraak en het veilig kunnen aanbieden van onze online diensten.

De volgende gegevens verstrekken wij zonder vermelding van uw persoonsgegevens:

Aantallen en percentages van verrichtingen van ketenzorgprogramma’s voor kwaliteitsverbetering: Zorggroep Ketenzorg NU.

Overdracht van uw dossier en ION database

Als u een nieuwe huisarts kiest, is het belangrijk dat uw nieuwe huisarts op de hoogte is van uw medische geschiedenis. Uw medische geschiedenis staat in uw patiëntendossier. Het is gebruikelijk dat uw oude huisarts het dossier overdraagt aan uw nieuwe huisarts. De oude huisarts doet dit zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen een maand, nadat u uw oude huisarts heeft gevraagd het dossier over te dragen aan uw nieuwe huisarts. U kunt het originele dossier niet meekrijgen. Wel heeft u altijd recht op inzage in uw dossier en op een kopie van uw dossier. Beide huisartsen dragen er zorg voor dat overdracht van het dossier via voldoende beveiligde internetverbindingen plaatsvindt en/of per aangetekende post gaat.

Huisartsen in Nederland hebben samen één database gemaakt waarin staat wie bij welke huisarts is ingeschreven, de ION database. Uw naam, verzekeringsnummer, geboortedatum en Burgerservicenummer zijn gekoppeld aan de naam en unieke zorgverlenerscode van uw eigen huisarts en die van uw zorgverzekeraar. Er staat geen medische of andere vertrouwelijke informatie in. Het doel van deze database is te weten wie bij welke huisarts ingeschreven staat en bij welke zorgverzekeraar u verzekert bent in verband met financiële afwikkeling. Alleen mensen die daarvoor bevoegd zijn, mogen werken met de ION-database. Voor de toegang is een speciaal certificaat nodig en gegevens worden op een veilige manier verstuurd. Bij aan- en afmelden van patiënten melden wij als huisartsenpraktijk dit in de ION database. Zorgverzekeraars kunnen alleen voor bij hen verzekerde personen kijken bij welke huisarts ze ingeschreven staan.

Uw toestemming

Door u in te schrijven bij onze praktijk gaat u akkoord met de wijze waarop onze praktijk uw gegevens verwerkt. Ook verklaart u de privacy van andere betrokkenen d.w.z. patiënten en zorgverleners te respecteren. Eventuele wijzigingen op deze privacyverklaring zullen wij kenbaar maken via de website.

Vraag of klacht

Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of over onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaat uw huisarts graag met u in gesprek hierover.